Los errores que se pueden cometer en una junta van desde temas tan operativos como no definir la fecha de reunión con suficiente tiempo, hasta aspectos conceptuales, como limitarse simplemente a hacer una rendición de cuentas.
A la hora de preparar una reunión de directorio, se pueden cometer una serie de errores que pueden significar un mal desempeño del board. Algo tan siempre como no definir la fecha de la junta con suficiente tiempo de antelación, se podría traducir en que los miembros del board no tengan tiempo para prepararse, por lo que coordinar horarios será un caos.
Pueden tener reuniones cada 4-6 semanas, cada dos meses o aún menos si la compañía está en etapa temprana. Lo importante es definir bien los horarios y recordarles a los directores cuando será la próxima junta. Es recomendable agendar con al menos un mes de antelación y coordinarse con los miembros del directorio de modo que bloqueen sus agendas durante estas horas.
Un error más grave es dejar que los directores participen a medias. Se trata de personas ocupadas y seguramente en algún momento, un director dirá que solo tiene una hora para la reunión porque tiene otro asunto que atender.
Sin embargo, el directorio tiene una responsabilidad acordada legalmente, por lo que inasistencias injustificadas, retrasos o escapadas dentro de la reunión, deben luego ser conversadas con la serenidad y severidad correspondiente.
Por otra parte, tampoco es bueno abordar un directorio sin antes haberles enviado a sus miembros la agenda y descripción de los principales temas a tratar. Un buen directorio busca tocar los principales asuntos de la compañía y conversar sobre ellos, por lo tanto, todos los asistentes deben haber estudiado previamente cada uno de los temas a tratar en la reunión, con el fin de que esta sea más productiva y enriquecedora.
Y es que no hay que pensar que el directorio es una presentación expositiva o rendición de cuentas. Ese es otro fallo que es importante no cometer. El directorio es una instancia de diálogo que busca aprovechar la experiencia y conocimiento de cada uno de sus miembros en la toma de decisiones estratégicas del negocio.
Por otra parte, tampoco es bueno que en el board se consideren solo asuntos operativos y pasar por alto las decisiones estratégicas. Y es que es fácil caer en la tentación de discutir temas muy operativos y perder mucho tiempo en esto, por lo que hay que recordar que la reunión de directorio, en esencia, está pensada para abordar las decisiones estratégicas de la compañía. Se debe procurar aprovechar la experiencia, conocimientos y tiempo de los directores en lo realmente importante.
Además, no se debe nunca dejar que los acuerdos tomados en el directorio queden en el aire. Hablar de soluciones no es suficiente para resolver los problemas de una compañía. Los acuerdos tomados en el directorio deben ser materializados para luego llevarlos a la acción.
Conoce los servicios de asesoría para directores de SmartPlacement
